Pero, para lograr que el evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta más o menos las siguientes premisas:

Debemos definir los objetivos de forma clara que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr etc.
Recibimos información constante sobre lo que se iba a realizar y con tiempo de antelación, ¡Gracias Manuel¡

Determinar hacia qué público estará orientado nuestro evento.

Consiguieron agrupar a familias enteras y que sobre todo que los niños se lo pasaran en grande, fundieron el entorno con el Aeroclub de Castellón. Haciendo del Sábado una fiesta familiar, cosa difícil en la aviación, donde la atracción de las familias brilla por su ausencia. El objetivo de esta jornada fue mostrar a los ciudadanos de la provincia de Castellón el apasionante mundo de la aeronáutica, ya que el principal fin del Aeroclub es, según sus Estatutos, la «Enseñanza y práctica de la aviación deportiva, así como la difusión de la afición aeronáutica». Acudieron unas 3.000 personas.

Conocer el presupuesto del que disponemos para realizarlo.
No preguntamos el presupuesto a la organización.

Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generará atractivo e interés al evento.

Estudiar las debilidades, para reducirlas al máximo, y las fortalezas, para evitar perderlas y además potenciarlas.
Hemos acudido a varios eventos al Aeroclub de Castellón, creemos que este punto lo realizan bien.

Conocer los recursos internos del club y las personas que componen el grupo de trabajo.
Voluntarios amables y atentos a las preguntas del público en general. Agradecemos a Lucas y al resto de voluntarios sus atenciones, nos facilitaron la labor de forma extraordinaria. Un detalle, entre otros, los lavabos estaban inmaculados a la una del mediodía, significa que cuidaron todos los aspectos para que la gente se sintiera cómoda. Más de 80 personas estuvieron trabajando durante la celebración de la jornada

Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestro club o asociación.
Creemos que se logro por lo menos con respecto a lo que sabemos.
Destinar la recaudación de los vuelos para la Fundación Síndrome de Down de Castellón  indica una sensibilidad especial. Castillos para los más pequeños.

Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.
Pese al calor, la gente subió organizada a los aviones y disfruto de la exposición estática de los mismos. No supuso ninguna interrupción ni del tráfico de aviones ni de los visitantes, conducidos por caminos determinados por los voluntarios de forma amable. Se realizaron durante la jornada 370 operaciones de vuelo y 105 saltos en paracaidas.

Selección de los promotores, qué tipos de promotores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada uno.

Desconocemos como lo hicieron con los demás pero en nuestro caso con meses de antelación y con información adecuada.

Adaptación del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.

Le sacan bastante partido al aeroclub y al entorno

Publicitar el evento. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios del club, todo.
Se hizo con antelación y comodidad para los que lo promocionábamos, por lo menos en nuestro caso, nada de improvisaciones a última hora como se suele hacer.

Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.
Para cada tema encontramos a un responsable que nos informo de forma clara y precisa con antelación al mismo y  también en el mismo lugar del evento.

Cuando llega el día del evento, hay una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planing a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.
Vimos el planing en la mano de varios de los voluntarios que se cambiaban de puesto para el descanso momentáneo de unos y otros. Coordinar tantas personas , vuelos, actividades etc. no se improvisa

Análisis post-evento, el trabajo no termina con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de los miembros del club. Identifiquemos cuántos contactos positivos se han realizado, medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardar estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.
Fue como consecuencia de que el 19 de diciembre no se pudo concluir ciertos aspectos y realizaron este para conseguirlos.

Fotos de la Jornada de puertas abiertas del Aeroclub de Castellón

Conclusión, decir que vimos a un presidente, Vicente Nebot, trabajando para que todo funcionara y no por salir en la foto como suele ser lo normal.
A un Gran Club, que no es lo mismo que un Club Grande.
A gente amable, que tal como comentamos entre los compañeros que divulgamos temas Aeronáuticos, valoran lo que hacemos de forma altruista y no consideran que tenemos la «obligación de ir«, sino que hacen todo lo posible para que vayamos a gusto a verlos.

El equipo de pasionporvolar